Автоматизация учета в бизнесе
Спортивный центр организует контроль над посещаемостью и оплатой занятий через оформление электронных абонементов, рассчитанных обычно на 12 занятий, которые заполняют на клиента, оплатившего определенный период. В абонементе указывают его ФИО, номер группы и тренера, который ведет занятия в этой группе, а также дни и время занятий, стоимость абонемента и сумму, что клиент внес в качестве предоплаты. В качестве подтверждения последней спортивный центр вручает клиенту квитанцию с суммой оплаты и его подробным расписанием тренировок.
После окончания оплаченного периода клиент может получить подробный отчет о своих тренировках – дате и времени посещений, пропусках, если они были. Следует отметить, что после состоявшейся тренировки в абонементе у клиента автоматически списывается одно занятие вне зависимости от того, был или не был на занятии. Если клиент предоставит подтверждение уважительной причины своей неявки, занятие будет восстановлено.
Абонементы за время работы спортивного центра растут в количестве и содержат информацию о тех, кто здесь занимался с момента открытия центра, представляя собой, по сути, базу продаж, которую можно отсортировать по периодам, по тренерам, по клиенту и др.
Чтобы громоздкость базы данных не мешала работе, абонементам присваивают статусы, по которым можно быстро определить их сегодняшнее состояние, например, открытый и закрытый, долг и замороженный. Статусы имеют определенную цветовую гамму для визуального разграничения, те, что имеют долговой статус, выделены красноватым цветом.
Абонементы устанавливают взаимосвязь со всеми прочими информационными базами в автоматизированной системе учета. Например, с интерактивным расписанием, которое больше похоже по формату на табло, где наглядно представлено расписание тренировок на каждой спортивной площадке, что находятся в ведомстве спортивного центра.
У каждой площадки свои характеристики и время работы, первые важны для формата проводимых здесь тренировок, второе составляет план занятий для групп, которые будут здесь тренироваться. Если занятие состоялось, в расписании появится отметка об этом, на основании которой в абонементах произойдет списание одного посещения. Если такой отметки не будет, то и списание никак не случится.
Если кто-то должен оплатить занятия, в расписании его группа будет гореть красным, показывая администратору, где можно найти такого клиента.
